Mittwoch, 20. Januar 2010

Review: Lookeen - Mächtiges Tool zum Durchsuchen von Outlook



Nach langwährender Winterpause melde ich mich gleich wieder mit einem Review zu folgendem Hammertool zurück: Lookeen

In einem meiner vorherigen Posts über Outlook Plugins hat das Programm schon einmal Erwähnung gefunden, heute werde ich mal einen intensiven Blick darauf werfen. Mit freundlicher Unterstützung von den Entwicklern der Software, die mir einen Lizenzschlüssel zur Verfügung gestellt haben, kann ich die Software nun auf Herz und Nieren testen.

Überblick

Was kann das Tool und warum sollte ich es überhaupt installieren? Für alle unter uns, die mit einer täglichen Flut von Emails zu kämpfen haben, ergibt sich irgendwann das Problem der Unübersichtlichkeit über das ganze Geschehen. Selbst wenn man Emails kategorisch in Ordnern ablegt, findet man sich spätestens nach einigen Wochen einem Haufen Informationen gegenüber und man kann erst recht mit der mühsamen Suche von Hand beginnen. Lookeen schafft hier Abhilfe und geht hier wie folgt vor:

Zunächst werden im ersten Schritt sämtliche Emails, aber auch Kalendereinträge, Kontakte und dergleichen, indiziert. Der Vorteil hierbei ist, dass die Emails nicht direkt in jedem einzelnen Ordner gesucht werden müssen, sondern rasch über einen Index gefunden werden können. Bei einer Gesamtanzahl von über 100 000 Emails (wie z.B. in meinem Fall) wird einem hier ganz schnell die Effizienz dieser Methode bewusst. Das Programm kann die Persönlichen Ordner aber auch Netzwerkordner und Archive durchsuchen. Weiters unterteilt das Programm die gefundenen Ergebnisse in Emails, Kalendereinträge und sogar Anhänge falls vorhanden und erleichtert somit das Auffinden enorm. Über zusätzliche Filter wie z.b. Namen, Datum, usw. kann man das Suchergebnis noch weiter verfeinern. Ziemlich praktisch ist die Anzeige von Anhängen aus den Emails. Dadurch gestaltet sich das Auffinden von Dateien mehr als einfach, da durch Doppelklick auf das Suchergebnis sofort die Datei geöffnet wird. Dadurch erspart man sich jedes Mal das vorherige Öffnen der entsprechenden Mail. Mit Lookeen kann man also endlich rasch seinen gesamten Schriftverkehr mühelos durchforsten und erhält rasch ein Ergebnis.


Natürlich kann man jetzt sagen: "Outlook selbst hat ja schon eine Suchfunktion, warum sollte ich Geld für ein Tool benutzen, dass dasselbe macht?"

Es stimmt, dass Outlook eine eigene Suchfunktion hat. Alles andere wäre ja schlichter Wahnsinn. Problem ist nur, dass diese komplett nutzlos ist, sobald mit Ordnern in Outlook gearbeitet wird. Das Hauptproblem hierbei ist, dass dessen Such- und Ablegungsfunktionen mehr als spärlich designt sind. Beim Erstellen von Ordnern innerhalb von Outlook sieht es zwar so aus, als arbeite man in solchen, tatsächlich aber funktioniert das von uns bekannte Handling wie im Windoes Explorer nicht. So ist es zum einen unmöglich in einem öffentlichen Ordner eine Datei zu finden, die in einem Unterordner liegt. Bei zig Ordnern müsste man also manuell jeden einzeln durchsuchen. Kostet Zeit und Nerven und oft findet man einfach nicht das wonach man eigentlich gesucht hat.

Das Programm bettet sich nach der Installation in die Outlook Oberfläche ein und fungiert von hieraus als zentrale Anlaufstelle für alle Suchaufgaben. Lookeen ist die perfekte Lösung für Unternehmen aber auch für Privatpersonen. Ich habe das Programm seit einigen Wochen in Verwendung und bin absolut begeistert davon. Grund dafür ist die Einfachheit in der Anwendung. Zum Beispiel: Ich erhalte eine Email von einer Person, die mir einen Monat zuvor schon eine Email geschickt hat. Um mich wieder ins Bild zu rücken möchte ich diese Email nebst Anhang natürlich wieder lesen. Nur wo habe ich diese jetzt wieder abgelegt? Die Suche beginnt. Mit Lookeen sieht das ganze so aus:
  1. Auf die neue Email klicken
  2. Korrespondenz des Absenders suchen
  3. Ergebnis nach Datum filtern
  4. Mail finden
  5. Fertig
Lookeen ist auch in der Lage eine zentrale Indexdatei zu erstellen, auf die mehrere Benutzer zugreifen können. Dies hat den Vorteil, dass in Unternehmen immer nur ein Index erstellt werden muss. Wer will kann Lookeen auch als Suchprogramm für die gesamte Windowsoberfläche verwenden. Die Funktionalität bleibt hierbei natürlich die gleiche. Das Programm indiziert einfach sämtliche vorhandenen Dateien am Computer und zeigt diese entsprechend an.

Fazit

Vor allem in Unternehmen stellt Lookeen eine unverzichtbare Lösung dar. Ich würde soweit gehen, Lookeen als das Google für Outlook zu bezeichnen. Mir ist bislang kein anderes Tool untergekommen, bei dem es möglich ist die gesamte Emailstruktur in diesem Umfang zu durchsuchen und daraus rasch eine Übersicht über alle gefundenen Elemente unterteilt in Mails, Kontakte, Aufgaben, Kalendereinträge, usw. zu erhalten.

Als besonderes Special hat mir das Unternehmen 3 Einzelplatzlizenzen zur Verlosung zur Verfügung gestellt. Um diese zu ergattern gibt es wieder 3 verschiedene Möglichkeiten:
  1. Blogkommentar auf diesen Post
  2. Twitterfollow und Kommentar
  3. Eigener Blogbeitrag bzw. Verlinkung auf ähnlichen Blogeintrag im Netz
Für die weniger schnellen, die dennoch in den Genuss der Software kommen möchten, rate ich die Testversion auf der Homepage herunterzuladen und 14 Tage lang zu testen. Wer dann, so wie ich, überzeugt ist, kann die Software mit folgendem Gutscheincode um 20% billiger kaufen:

Lookeen-CHO-Code-555

Viel Glück!

Homepage: www.lookeen.de

Interview mit den Entwicklern
Facebook Group
Lookeen Blog

Kommentare:

  1. Danke für deine tollen Berichte.
    Ich hoffe Sie machen so weiter und haben noch eine Menge mehrer Software für uns.

    Übrigens hätte ich gerne eine Lizenz.

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  2. Ich benutze Lookeen seit einem Jahr und finde es einfach klasse: schnelle Suche,präzise Suchergebnisse, eine Menge Filter.Man kommt schnell und bequem an gewünschte Informationen heran!

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  3. Ja finde ich auch. Ich möchte mittlerweile gar nicht mehr ohne das Tool arbeiten.

    Ein Wunder eigentlich dass das Tool nicht noch mehr bekannt ist. Bin gerade am indexieren meiner gesamten Festplatte, nebst Netzwerkpfaden.

    @nicknight: da du den ersten Kommentar verfasst hast, geht die Lizenz an dich. Für alle anderen steht noch die Möglichkeit des Twitterfollows mit Kommentar und Blogpost Backlink zur Verfügung ...

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  4. Tja wenn ich schneller geschalten hätte, hätte ich jetzt eine Lizens... aber was soll ich auch mit 2 Lizensen ;)

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